Utilizar herramientas de gestión de eventos para conseguir mejores resultados. El caso de éxito de Beach Tennis Valencia

En Junio de 2018 nace el Club Valencia Beach Tennis, un club fundado por un grupo de amantes de este deporte que, tras llevar organizando distintas actividades desde finales de 2016, decidimos formalizar este sueño. La pasada semana hemos conseguido superar los 2.000 seguidores en Instagram -siendo el segundo club más seguido de España-, además de habernos posicionado como uno de los principales clubes de España en cuanto a actividades y afluencia de jugadores. Y todo esto lo conocemos gracias a los datos que hemos ido recopilando y que hoy me gustaría compartir en este artículo.

A finales de 2017, después de haber pasado un verano increíble disfrutando junto a decenas de personas de este deporte en Valencia, nos damos cuenta que la cosa se empezaba a poner seria y que las plataformas de promoción de eventos que utilizamos son muy limitadas en lo que a gestión de personas se refiere. Por ello, comienzo con el desarrollo de beachtennisplayersclub, una plataforma de promoción del beach tennis que, principalmente, utilizamos en nuestro club para publicar nuestros eventos y gestionar las inscripciones. Esta plataforma es la semilla de lo que hoy es ArenaBT.com. BTPC no sólo se convirtió en nuestra plataforma de referencia, sino también de las búsquedas realizadas en Google, posicionando palabras como “clubes de tenis valencia”, “tenis playa valencia” o “tennis valencia” en la primera posición y “beach tennis valencia” en la cuarta. Ahora hemos derivado parte de este posicionamiento a nuestra web principal como parte de nuestra estrategia de marca.

Además del buen posicionamiento que nos ofrecía esta plataforma, desde sus comienzos, hemos intentado que todas las inscripciones a las distintas actividades se realizaran a través de ella, de forma que se fuera nutriendo de datos y, así, poder tomar mejores decisiones. Algunos datos curiosos son, por ejemplo, el grado de rotación de los asistentes, cercano al 50% (es bastante normal porque vienen muchas personas que están de vacaciones) o que mayo ha sido nuestro mejor mes del 2019.

A continuación detallo algunas de las estadísticas que hemos recopilado (es una pena que sólo tengamos desde Junio de 2018, momento en que creamos nuestra plataforma):

Eventos del club

Los datos que se muestran a continuación son los los relativos al club, con todos sus grupos y actividades.

Hemos organizado, en total, 90 eventos, con 92 asistentes únicos (personas distintas que han pasado a jugar con nosotros), con una media de 3 personas por evento.

En esta gráfica de evolución por eventos, podemos comprobar que las asistencias, en algunos eventos concretos se disparan. Con ello, podemos rápidamente ir al evento concreto para conocer más detalles sobre él.

Si queremos ver la evolución agrupada por meses, tal como había adelantado, nos arroja datos tan curiosos como que, mayo ha sido nuestro mejor mes, seguido por junio.

También nos interesa mucho conocer el ranking de asistencia a los eventos para saber cuáles son los usuarios más fieles. En este caso, como se puede comprobar, me ha tocado asistir a unos cuantos eventos (me temo que han sido a bastantes más, aunque como organizador no cuenta).

Y, si queremos ver el timeline completo de un usuario, al acceder a su perfil, tenemos toda la información detallada.

Grupo OpenDay

Cada sábado organizamos un evento al que llamamos #openday en el que damos la bienvenida a nuevos compañeros y organizamos partidas de juego libre para todo el que quiera venir a disfrutar. Estos son alguno de los datos con los que trabajamos:

Como podemos comprobar, el #openday es el grupo estrella, por el que nos reconocen en muchos puntos del planeta y el que tiene una mayor acogida.

El porcentaje de usuarios recurrentes es similar al de aquellos que sólo vienen una vez, algo bastante común teniendo en cuenta que muchas personas de paso o de vacaciones nos escriben, incluso con antelación, para jugar con nosotros (han pasado más de 15 nacionalidades distintas a jugar con nosotros).

Mayo ha despuntado sobre el resto de meses, dato que nos ayudará a preparar mejor la próxima temporada.

Podemos comprobar qué eventos han destacado, tanto en positivo como en negativo, para trabajar sobre ellos.

Toda esta información está obtenida e interpretada no sólo por la recolección a través de ArenaBT, sino también gracias a la tecnología de https://automafit.com/, herramienta de inteligencia para eventos que se integra con ArenaBT y otras plataformas del mercado centralizar la gestión de los eventos y facilitar la interpretación de los datos. Si quieres tener acceso a esta herramienta, no tienes más que decírmelo y estaré encantado de ayudarte con ella.

Estamos seguros que la próxima temporada será aún mejor, gracias a toda esta información. Seguimos trabajando por hacer crecer este deporte y, como no, para ayudar a todos los organizadores de este o cualquier otro deporte a hacer crecer sus actividades y eventos con ayuda de la tecnología.