Una de las necesidades que más hemos notado desde siempre es la de realizar una gestión eficiente de la documentación, no solo durante su almacenado, sino a la hora de encontrar los recursos necesarios en el momento preciso. Con la IA esta tarea parece ser mucho más sencilla, veamos cómo.
Leer artículo completo ⬇️Hace unos días un amigo me planteó una idea:
"Estoy pensando en crear una herramienta propia de gestión documental con IA para que todo el equipo pueda acceder fácilmente a la información que tenemos repartida por carpetas, correos, presentaciones… Las wikis están muertas."
Me encantan las buenas ideas, pero más aún me gusta no reinventar la rueda.
Y este caso es un ejemplo perfecto de lo que muchos equipos y responsables tecnológicos se plantean cuando sienten que la información está desorganizada, dispersa y es difícil de encontrar.
En el día a día de muchas empresas sucede esto:
Un contrato está en una carpeta compartida de OneDrive.
Un proceso está documentado en un Word adjunto en un email.
Un manual se envió por Teams hace meses.
Las políticas de vacaciones están en una presentación antigua.
Y la persona que sabía dónde estaba todo... ha cambiado de departamento.
Y entonces alguien plantea: “¿Y si hacemos una wiki?” O incluso: “¿Y si montamos una herramienta propia con IA que lo busque todo?”
Buena intención. Mala dirección.
Crear una herramienta propia de gestión documental con IA implica:
Desarrollar o comprar un motor de búsqueda semántica.
Procesar el lenguaje natural.
Indexar documentos con permisos específicos.
Controlar accesos por rol, por equipo, por confidencialidad.
Mantener todo actualizado y seguro.
Y sobre todo... que la gente lo use.
¿El resultado habitual? Muchos de estos proyectos se quedan a medias, o simplemente no se usan porque exigen cambiar hábitos o duplicar el trabajo.
La realidad es que la mayoría de empresas hoy ya usan Microsoft 365 (Office). Y si es así, ya tienen a su alcance una solución más poderosa de lo que imaginan:
Usa SharePoint como estructura de carpetas y sitios por departamentos o proyectos.
Centraliza allí todo lo que realmente importa: contratos, procesos, manuales, protocolos.
Microsoft Search, integrado en Outlook, Teams, Word, etc., permite buscar y encontrar lo que necesitas aunque no recuerdes dónde estaba.
Puedes preguntarle cosas como: “¿Cuál fue la última versión del proceso de onboarding?” “¿Dónde está el contrato con el proveedor X firmado el año pasado?”
Y no tienes que entrenar un modelo ni construir nada: ya funciona sobre tus propios archivos y tus permisos.
En lugar de invertir miles de euros o semanas de trabajo creando un sistema propio, puedes:
Dedicar ese tiempo a organizar y limpiar la información actual.
Formar a tu equipo para usar bien lo que ya tenéis.
Y aprovechar la inversión que ya hacéis en Office 365.
La clave no es tener más herramientas, sino mejores hábitos + las herramientas adecuadas ya integradas en tu ecosistema.
Las wikis no están muertas. Solo que han evolucionado.
Hoy en día, con una buena organización de SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams, y con Copilot como asistente inteligente que entiende tus documentos y tu contexto, puedes ofrecer a todo tu equipo una experiencia fluida, potente y segura para acceder al conocimiento interno.
Antes de crear desde cero, mira a tu alrededor:
¿Y si ya lo tienes todo, solo que mal conectado?
Alejandro Cancelas es experto en transformación digital, director tecnológico y mentor de startups y emprendedores
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