Los grupos de WhatsApp son ilegales. Cómo gestionar grupos de forma efectiva (y legal)

Cada día, veo decenas de personas proponiendo, públicamente, grupos de WhatsApp para muy diversos fines. Personalmente, me parece estupendo encontrarme con personas con ganas de compartir y crear comunidad. Por otra, a nivel estratégico, de negocio y, sobre todo, legal, me dan miedo.

Los grupos de WhatsApp

Permiten incluir hasta 256 personas en un mismo grupo, en el que el administrador (o administradores) pueden establecer ciertas reglas, como la posibilidad de interactuar todos los participante o no, crear un grupo abierto con inscripción a través de link o un grupo privado y añadir o expulsar a quién deseen.

A priori, los grupos de WhatsApp se muestran como una herramienta interesante para crear agrupaciones de clientes o grupos de interés para nuestro negocio. ¿La realidad? Veamos las implicaciones negativas que pueden tener.

Desventajas de los grupos de WhastApp para tu negocio

La competencia puede tener acceso a mis clientes

Pongamos el caso en el que tenemos un grupo en el que gestionamos nuestros clientes, por ejemplo, de entrenamiento grupal en el parque. En este grupo vamos incluyendo a todas las personas que vienen a alguno de nuestros entrenamientos y, en él, les informamos de cada una de las nuevas actividades.

Si alguien de la competencia consigue entrar al grupo, obtendrá acceso al teléfono de cada uno de nuestros clientes y, por tanto, una posible fuga de los mismos de nuestras actividades.

Has de poseer el consentimiento expreso para escribir a alguien

Cuando realizamos una acción de captación de nuevos contactos, bien sea a través de un formulario, un email o cualquier otro medio, debemos solicitar la aceptación expresa e inequívoca del consentimiento para que usemos sus datos con unos fines determinados.

Es punto puede parecer muy técnico, pero si lo lees con detenimiento, verás que es bastante claro. Básicamente, si quiero enviarle a un nuevo contacto un email con mis servicios, debe aceptar la recepción de este tipo de comunicaciones. Si voy a compartir -o vender- su email con otra empresa que le podrá enviar comunicaciones, ha de aceptar que se le envíen comunicaciones comerciales de terceros.

Y, ¿si quiero incluirle en un grupo de WhatsApp? La cosa, claramente, se complica. Estar en un grupo en el que tu teléfono es público implica, indirectamente, que estás compartiendo sus datos con el resto de integrantes del grupo, es decir, con terceros. Pero, ¿qué terceros? ¿Podemos saber antes de completar el grupo quién estará dentro y, por tanto, quién tendrá acceso al resto de personas? Parece que la cosa se complica bastante.

Es muy complejo preparar unos términos legales para estos grupos

Como hemos visto, estar en un grupo de WhatsApp tiene una serie de implicaciones indirectas que, si queremos trabajar sobre la legalidad, se presumen complicadas de cumplir.

No sólo necesitas el consentimiento expreso para recibir comunicaciones comerciales por teléfono, sino también de que su número será público (dentro del grupo), visible por cualquier persona que se encuentre dentro del mismo. Es implica la compartición con terceros que, además, si están en países fuera del marco regulatorio de la GDPR, se pueden considerar transferencias internacionales de datos… vamos, ¡a mi se me han quitado las ganas de crear más grupos!

Alternativas a los grupos de WhatsApp

Si dispones del consentimiento para obtener su teléfono y enviarle comunicaciones a través de este medio, las listas de WhastApp pueden ser una buena opción, sobre todo cuando trabajas con WhatsApp Business.

También existen otras plataformas de mensajería, como Telegram, en la que la información que se comparte de cada uno de los integrantes la información que este desea sea compartida, viendo, por defecto, sólo su nombre de usuario en la aplicación.

Si quieres ir un paso más allá y no delegar en aplicaciones de terceros con sus propias políticas de seguridad y servidores en países que, en muchos casos, no se encuentran en el marco de la regulación europea, puedes crear tu propia App para la gestión de tus clientes con mensajería integrada, gracias a A-Fit.